Travailler efficacement lorsqu’on fait du télétravail

« Comment travailler efficacement de chez soi pendant le confinement ? ». Cet article entre dans le cadre d’un événement interblogueurs réalisé par Olivier Roland, créateur des blogs à succès Des livres pour changer de vie, et Blogueur Pro.

Comment travailler efficacement de chez soi pendant le confinement ?

Intéressant comme sujet, n’est-ce pas ?

Vous êtes nombreux à faire du télétravail depuis l’annonce du confinement par le gouvernement. Il n’y a qu’à constater le débit des connexions internet qui a fortement chuté ! :-D. Impossible de faire un Skype correcte depuis ;-).

Plus sérieusement, cette période difficile est l’occasion de distinguer deux types de personnes :

• Celles qui vont lutter pour trouver un équilibre entre vie pro et vie perso (gestion des enfants, classe à la maison pour les plus grands, tâches ménagères, et accessoirement trouver un peu de temps pour soi si cela est possible),
• Et celles qui vont mettre en place une organisation, qui ne permettra peut-être pas de tout faire, mais qui aura le mérite de les faire avancer vers leurs objectifs.

Et si nous pouvions vivre ce confinement le plus harmonieusement possible, afin que tout le monde y trouve son compte ? Comment s’organiser et travailler efficacement de chez soi durant cette période ? Comment faire pour que, vous qui consultez ce site et avez l’attention de créer un blog à succès, puissiez continuer d’avancer vers vos objectifs ?

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Travailler efficacement lorsqu’on est à distance, et maîtriser l’art de l’efficacité et de l’efficience

Mais finalement, qu’est-ce que l’efficacité ? C’est la capacité d’obtenir un résultat souhaité ou attendu. Donc d’atteindre un objectif. Dans les articles traitant de la productivité, il y a beaucoup de conseils pour travailler efficacement et atteindre ses objectifs.

Mais il y a une autre donnée dont on parle peu et qui me semble importante, en particulier, si vous êtes intéressés par la création d’une activité. Ce qui, je suppose, est le cas d’une partie d’entre vous puisque mon blog a pour but principal d’aider les personnes créant un site à avoir plus de visibilité et de trafic.

Cette donnée manquante, c’est l’efficience. Qu’est-ce que l’efficience ? C’est le fait d’atteindre un maximum de résultats avec un minimum de ressources. Il y a donc une notion de performance.

Le temps est une ressource. Et c’est cette ressource qui manque à un grand nombre de personnes.

Vous êtes entrepreneur, salariés, parents, et désormais maîtres et maîtresses d’école à domicile grâce à ce confinement… Vous avez certainement déjà éprouvé cette frustration : « La journée est passée trop vite, et je n’ai pas eu le temps de terminer ce que je voulais ! ».

« Une grande partie du stress que les gens ressentent ne vient pas d’avoir trop à faire. Il vient de ne pas terminer ce qu’ils ont commencé. » David Allen.

Dans cet article, je vous propose les perles du web en matière de productivité. Mettons-les ensemble en pratique dès aujourd’hui ! Eh oui, maintenant, pas demain. Sinon cet article n’a aucun intérêt, et sera oublié comme tous ceux que vous avez déjà lu et pour lesquels vous n’avez réalisé aucune action.

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Augmenter son efficacité

1.     Travailler efficacement, c’est savoir où l’on va : déterminez vos objectifs 

Pour mieux vous organiser et ne pas vous laisser déborder, surtout si vous avez des enfants à la maison, faites un emploi du temps dont les tâches quotidiennes vous conduisent vers vos objectifs personnels ou professionnels à longs-termes.

L’article Développer son efficacité avec Zen to Done de Léo Babauta, un de mes préférés sur le site Blogueur Pro, pourra vous aider à déterminer vos objectifs. Voici une présentation succincte de la méthode :

• Identifier ses objectifs annuels, ce qui est le plus important pour vous et qui vous conduit vers la vie de vos rêves.
• Découper ces objectifs annuels en sous-objectifs hebdomadaires : les grosses pierres. Les grosses pierres seront les tâches importantes de votre semaine, et elles ne devront être décalées presque sous aucun prétexte.
• Découper les grosses pierres en sous-étapes journalières : les TPI ou Tâches les plus Importantes

2. Soyez raisonnable !

Dans son livre, Léo Babauta explique que l’une des clés d’une organisation efficace, c’est notre capacité à croire dans son système, ou dans son fonctionnement. Aussi, je vous invite à créer un emploi du temps RAISONNABLE.

En vous imposant un nombre de tâches à effectuer trop important dans la journée, vous vous découragez, et installez le plus sûr système vers un burn-out. Ce n’est évidemment pas l’effet recherché, alors autant rester cohérent. Votre journée fait 24 h, alors faites un emploi du temps d’une journée de 24 h et pas de 48 h !

Le manque de temps vous fait craindre de ne pas atteindre tous vos objectifs ? Faites le tri dans vos priorités et décalez le reste. Le monde entier tourne au ralenti, vous pouvez vous permettre un peu de retard. Par exemple, expliquez à votre employeur (s’il ne l’a pas déjà compris), que votre rythme de travail sera probablement plus lent que d’habitude.

Si vous n’avez pas d’enfants, alors c’est l’occasion d’être encore plus efficace que d’habitude, ou de démarrer d’autres projets vous faisant envie.

3. Revoyez vos objectifs chaque semaine, et planifiez la semaine suivante

Afin de vous assurer que vous continuez d’avancer progressivement vers vos objectifs, barrez les tâches effectuées lors de la semaine écoulée, et planifiez la semaine suivante.

4. Continuez de vous lever tôt et préparez-vous !

Si vous le pouvez, garder la même heure de lever. Comme si vous vous rendiez au travail, et préparez-vous. Cela paraît stupide, mais le fait de vous préparer vous met dans un état proactif, favorable à l’action et à la concentration. Inutile de sortir le costume, mais prendre une douche et changer de vêtement suffit si vous éprouvez des difficultés à sortir du lit.

Avec un peu de chance, vous bénéficierez également d’un moment rien qu’à vous, avant le réveil des autres membres de la maison.

5. Se fixer des heures de travail

Rien de mieux pour booster sa concentration que de savoir que l’on a une heure à ne pas dépasser pour finir son travail. Eh bien cette échéance, c’est l’heure à laquelle vous allez cesser votre activité pour retourner à votre vie, et vous occuper de votre famille, de vous, ou de votre maison !

6. Travailler efficacement grâce à un espace de travail optimisé 

Pour être efficace, et donc améliorer ses performances, commençons sur de bonnes bases. J’ai personnellement tout viré de mon bureau, et conservé l’essentiel : une bannette pour les papiers indispensables, un stylo, mon support PC et mon ordi. That’s it ! (= c’est tout !)

Vous pouvez également personnaliser votre espace de travail. La méthode de la visualisation ayant fait ses preuves pour booster la motivation et lutter contre la procrastination, vous pouvez accrocher un tableau à proximité, et y mettre des photos ou images relatives à vos objectifs.

7. Si vous travaillez en équipe, challengez-vous

Si vous travaillez en équipe, que ce soit pour votre employeur ou votre propre entreprise, alors partagez ensemble vos objectifs professionnels de la journée ou de la semaine. Ceci permet à chacun de savoir où il va et quelles sont ses missions.

Pour vous aider, il existe pléthore de logiciels collaboratifs. Parmi les plus populaires en ce moment, et dont j’ai entendu parler, notez Asana, Slack et Monday.com.

Ces logiciels de gestion et de planification de tâches présentent plusieurs bénéfices :

• Toutes les tâches sont centralisées
• Chacun sait ce qu’il a à faire et des notifications sont envoyées pour rappeler les délais.
• Les interactions entre collègues sont alors limitées au nécessaire et vous limitez les interruptions intempestives par mail, par téléphone ou sms.
• Vous consultez la plateforme quand vous avez fini votre tâche en cours, ou que vous en avez besoin.

8. À chacun son moment

Si vous avez des enfants, inutile de faire comme s’ils n’étaient pas là ou de vous énerver lorsque vous êtes dérangés. Que les choses soient claires : moins vous vous occuperez d’eux, et plus ils vous dérangeront !

Organisez des plages horaires pour faire des activités avec eux, et rien d’autre (pas de mail, pas de téléphone… sauf cas d’urgence). Vos enfants aussi sont importants ! Si vous travaillez le matin, accordez-leur du temps l’après-midi et inversement. Avoir une vie familiale épanouie et harmonieuse aussi peut faire, à juste titre, parti de vos objectifs.

Rappelez-vous que ce n’est pas facile pour eux. Ils se retrouvent enfermés à la maison en pensant pouvoir profiter de leurs parents, mais pas de bol… Papa et maman travaillent ! Et eux, ils s’ennuient…

Faites des activités ludiques (dessin, peinture, coloriage, jeux de société), et apprenez-leur des choses nouvelles (créer son potager, apprendre une nouvelle langue, etc…). Vous trouverez ci-dessous des ressources pour des activités très sympas à faire avec vos enfants !

• Le site Tête à modeler, avec son dossier de plusieurs articles sur « Les indispensables face au coronavirus » : https://www.teteamodeler.com/coronavirus/coronavirus-enfant (activités manuelles, sport à faire avec les enfants, podcasts comme alternative aux écrans, vous n’avez plus qu’à choisir !)
• Les recettes d’Hugo l’escargot : https://www.hugolescargot.com/activites-enfants/recettes/
• Les recettes de Gulli : https://www.gulli.fr/Activites/Cuisine
• Sur Youtube, n’hésitez pas à chercher des vidéos de yoga ou d’activités manuelles.

9. Procrastination… À l’aide !

Je n’ai personnellement pas ce problème, mais bon nombre de mes connaissances dit avoir des difficultés à se concentrer et à être motivés lorsqu’ils travaillent à la maison. Malheureusement, il n’y a pas de remède miracle si le confort de votre domicile vous pousse à la farniente 🙂 .

Cependant, il existe une astuce qui pourrait vous aider si vous l’essayez : commencer une tâche pendant 10 minutes. Pas plus. Si vous souhaitez arrêter après ces 10 minutes, vous pouvez. Mais avec un peu de chance vous aurez envie de continuer.

Challenge : réfléchissez à une action ou à une tâche que vous repoussez depuis des mois. C’est bon l’avez ? Eh bien, maintenant, laissez cet article de côté pendant 10 min pour accomplir cette tâche pour laquelle vous procrastinez. 10 minutes ! Puis revenez à l’article.

Jouez le jeu. Faites-le pour vous et les bénéfices que ce micro-challenge vous apportera quand vous y penserez à la fin de la journée. Pensez à la gratification que vous en tirerez et au soulagement que vous ressentirez.

C’est fait ? Vous avez accompli cette action que vous trouviez si pénible ? Vous vous apercevez qu’en fait 10 minutes, ce n’est pas si long ? Félicitations ! Bon nombre de personnes ne joueront pas le jeu et n’auront pas saisi l’opportunité d’avancer vers leur objectif.

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Vers plus d’efficience : ou faire plus avec moins

1.  Chronométrez vos tâches

Chronométrez vos tâches. Un minuteur de cuisine ou votre téléphone feront l’affaire.

Cela vous permet d’avancer un peu chaque jour sur l’ensemble des objectifs que vous vous êtes fixés.

2. Instaurez des règles pour limiter les interruptions intempestives

Selon une étude publiée sur le site Sciencedirect.com (source en bas de l’article), le fait de vérifier constamment son téléphone pourrait aussi cacher une addiction à l’utilisation de l’appareil. D’après l’étude, les participants auraient vérifié leur smartphone toutes les 18 minutes en moyenne.

Si vous êtes de ces personnes qui ne peuvent pas se passer de leur téléphone portable et qui consultent à minima leur smartphone toutes les 18 minutes par automatisme, pensez aux interruptions supplémentaires qui ruinent votre productivité : notifications professionnelles et personnelles, mails… Imaginez le temps précieux que vous perdez dans votre journée.

Pour travailler efficacement et surtout en moins de temps, éteignez les flux de notifications, et paramétrez votre téléphone pour que seules quelques personnes puissent vous joindre en cas d’urgence. Ou bien disciplinez-vous, et ne répondez pas à tout le monde. Consultez mails et notifications deux à trois fois par jour en fonction de vos besoins. C’est suffisant.

3. Faites du sport, et aérez-vous !

Rien de tel pour se ressourcer. Vous avez le droit de sortir faire du sport pendant 1 h, alors profitez-en ! Allez courir, ou simplement marcher à un pas rapide. Vous reviendrez bien plus frais sur votre travail.

Vous ne pouvez pas sortir ? Faites quelques exercices à la maison. Je vous conseille le 7 minutes work out. Des applications dédiées sont disponibles sur l’Apple Store et Google Play. Voici quelques ressources :

• https://apps.apple.com/fr/app/7-minute-workout/id650762525
• https://play.google.com/store/apps/details?id=com.popularapp.sevenmins&hl=fr
• https://www.youtube.com/watch?v=ECxYJcnvyMw
• https://www.youtube.com/watch?v=mmq5zZfmIws

Faire du sport avec des enfants, même en bas âge ? Essayez la corde à sauter, ou encore le Yoga. Vous trouverez pléthore de vidéos sur Youtube pour vous dépenser en famille. Le site Tête à modeler recense des vidéos à tester en fonction de l’âge de vos enfants : 10 séances de sport à faire à la maison avec les enfants.

4. Chouchoutez votre sommeil

Ce n’est pas parce que vos activités physiques sont réduites que vous n’avez pas besoin de dormir. Profitez-en pour bichonner votre sommeil, en commençant par vous fixer une routine du lever et du coucher :

• Routine du lever : méditer, faire un peu de sport grâce au 7 minutes work out, lire un livre de développement personnel, tenir un journal, visualiser ses objectifs. Cette routine est très bien développée dans le livre Miracle Morning de Hal Elrod. Actuellement, les boutiques priorisent l’envoi de produits essentiels. Mais vous pouvez toujours lire un résumé sur le blog « Des livres pour changer de vie » : Miracle Morning

• Routine du soir : programmer les repas du lendemain/les activités à faire avec votre famille/vos tâches personnelles et professionnelles, méditer, visualiser ses objectifs.

Aussi, on ne le répète jamais assez, mais limitez les écrans trente minutes ou une heure avant le coucher ! Voici 3 raisons de le faire (vous trouverez la source de ces informations en bas de l’article) :

• Des travaux réalisés par la Harvard Medical School de Boston ont permis d’affirmer que l’exposition prolongée à la lumière le soir, même à de faibles intensités pouvaient perturber l’horloge biologique, et donc le sommeil.

• Un chercheur de l’Institut de recherche sur l’œil (Singapour), Raymond Najar, a mis en évidence en 2016 que l’exposition pendant la nuit à des flashs de lumière (flash de quelques millisecondes), était plus néfaste à l’horloge biologique que de dormir 1h dans un espace où l’exposition à la lumière est constante.

• Enfin, nous sommes sensibles à la lumière bleue émise par les LED. Proche de la lumière du jour, elle produit une sensation qui bloque la production de mélatonine, hormone responsable de la sensation de fatigue !

5. Prenez soin de vos repas

Et oui ! L’eau et la nourriture sont la principale source de carburant pour le cerveau, et l’organisme en général. Alors prenez soin de vos repas en adoptant une alimentation équilibrée ;-). Plus facile à dire qu’à faire hein ?! Je sais…

Merci d’avoir lu ce billet.

N’hésitez pas à consulter mon précédent article : comment bien référencer son site WordPress dès le départ ?

*Sources :

Définition de l’efficacité : http://www.toupie.org/Dictionnaire/Efficacite.htm

Définition de l’efficience : http://www.toupie.org/Dictionnaire/Efficience.htm

Etude smartphone et productivité : https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S2352853217300159

Étude du CNRS sur le sommeil : https://lejournal.cnrs.fr/articles/les-derniers-mysteres-du-sommeil